Legalizacja dokumentów handlowych i eksportowych

 

Twój partner handlowy wymaga zalegalizowania dokumentu handlowego, świadectwa lub zaświadczenia, występujesz w przetargu i żądają od Ciebie weryfikacji dokumentów? Zgłoś się do nas. Koszalińska Izba Przemysłowo-Handlowa dokonuje czynności legalizacyjnych w imieniu Krajowej Izby Gospodarczej. Jeżeli zagraniczny partner handlowy wymaga zalegalizowania dokumentu handlowego i eksportowego to pierwszym etapem procesu legalizacyjnego jest uwierzytelnienie dokumentów przez Krajową Izbę Gospodarczą. Usługą legalizacyjną objęte są różnego rodzaju dokumenty stosowane w handlu międzynarodowym, od dokumentów autorstwa wnioskodawcy, świadectw i zaświadczeń urzędów państwowych i samorządowych.

Rodzaje legalizowanych przez Izbę dokumentów:

1. Dokumenty handlowe i eksportowe, m.in. faktury, deklaracje, specyfikacje, umowy, pełnomocnictwa, tłumaczenia inne niż przysięgłe.

2. Dokumenty przewozowe np. konosamenty, faktury transportowe i inne związane z przewozem.

3. Świadectwa wydane przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową.

4. Świadectwa i zaświadczenia wydane przez upoważnione jednostki administracji państwowej, samorządu terytorialnego.

5. Poświadczanie świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny uwarunkowane wymogami kraju odbiorcy towaru.

6. Wystawianie, na podstawie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny, dodatkowych świadectw niepreferencyjnego pochodzenia towarów na formularzach Krajowej Izby Gospodarczej, jeśli zagraniczny odbiorca towaru żąda wystawienia takiego świadectwa, w związku z realizacją płatności za towar.

7. Wystawianie świadectw niepreferencyjnego pochodzenia towarów na dostawy finansowane z funduszy zewnętrznych. (wyłącznie w Dziale Legalizacji Krajowej Izby Gospodarczej w Warszawie).

O legalizację dokumentów i świadectwa pochodzenia w eksporcie mogą ubiegać się przedsiębiorstwa zarejestrowane w Polsce.

UWAGA

Krajowa Izba Gospodarcza nie potwierdza kserokopii dokumentów „za zgodność z oryginałem” . W przypadku konieczności uwierzytelnienia kserokopii dokumentu eksporter przygotowuje własne oświadczenie kierowane do zagranicznego klienta potwierdzające informacje zawarte w kserokopii dokumentu. Kserokopia dokumentu (bez potwierdzenia) jest załącznikiem do oświadczenia podlegającego legalizacji.

Jakie wymogi należy spełnić, aby zalegalizować dokumenty?

Niezbędne jest dostarczenie do Krajowej Izby Gospodarczej dokumentów rejestracyjnych dotyczących firmy i dokumentów do legalizacji.

Dokumenty rejestracyjne

• Dokument z organów rejestrowych potwierdzający prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej,
• Zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON,
• Decyzja albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP),
• Uwierzytelnione wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu wnioskującego.

Kserokopie powyższych dokumentów są potwierdzane przez upoważnionego pracownika za zgodność z okazanym oryginałem.

Dokumenty do legalizacji

Dokumenty do legalizacji są przedkładane przez przedsiębiorcę w określonej przez niego ilości egzemplarzy i jednego egzemplarza dodatkowego przeznaczonego do dokumentacji, który pozostaje w KIG. Wszystkie egzemplarze dokumentów przedłożonych do legalizacji powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorstwa.
Przy składaniu dokumentów do legalizacji należy dołączyć wypełniony przez przedsiębiorcę wniosek o legalizację dostępny poniżej w formularzach do pobrania.

W zależności od dyspozycji zagranicznego klienta dokumenty zalegalizowane przez Krajową Izbę Gospodarczą mogą podlegać również legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych w Warszawie www.msz.gov.pl oraz placówek dyplomatycznych obcych państw w Polsce.

Czynności legalizacyjne dokonywane są w Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie i w regionalnych izbach gospodarczych w kilkudziesięciu miastach Polski, między innymi w Koszalińskiej Izbie Przemysłowo-Handlowej w Koszalinie.W razie potrzeby zalegalizowania dokumentów również w konsulacie kraju kontrahenta zagranicznego, adresy ambasad i urzędów konsularnych państw obcych w Polsce można znaleźć na stronie www.msz.gov.pl.